Night Audit

Fungsi Night Audit :

-         - Mengecek benar atau tidaknya postingan-postingan yang masuk menyangkut tamu ataupun bukan tamu.

-          -Memblancing(membuat debet/kredit nol) disemua kantor depan.

-          -Menyelesaikan masalah perbedaan status kamar.

-          -Memonitor batas kredit tamu. Bila over segera menginformasikan Credit Departemant.

-          -Membuat laporan untuk management dan departemant lain.

Peranan night audit adalah memperbaiki dan melengkapi semua posting dan transaksi yang salah masuk
sebelum hotel tutup buku. Audit malam harus sudah terbiasa dengn sumber-sumber transaksi dan system pembayaran yang berlaku dikantor depan. Night audit juga menghitung jumlah keuntungan dari perolehan kamar, mencari rata-rata tingkat hunian kamar dan standar operasioanal lainnya yang sesuai dengan data statistic. Petugas ini juga harus menyiapkan ringkasan uang cash harian(daily summery of cash), cek dan kegiatan kartu kredit. Audit malam bekerja dikantor belakang(back office) pada kantor depan. Menyatakan tutup buku pada hari itu(Establishing and end of day) adalah tugas akhir dari audit malam setelah pemeriksaan posting, transaksi dan kesalahan-kesalahan akunting lainnya diperbaiki dan telah mencapai balance(sero). Night audit bekerja dari jam sebelas malam sampai jam tujuh pagi.

Tutup buku adalah menutup semua transaksi yang terjadi dipada hari itu lalu dibuatlah lapporannya.

Selama proses end of day tidak boleh ada transaksi yang posting, bila ada juga akan masuk pada hari/tanggal berikutnya. Document transaksi dapat digunakan sebagai alat untuk mengecek silang posting. Hal ini dikenal dengan istilah CROSS REFERENCING. Hotel akan memasukan transaksi tamu berdasarkan dokument yang ada, misalnya apakah pembayaran itu melalui cash, charge atau paid out. Rumusan audit posting adalah jumlah tagihan sebelumnya ditambah dengan debet dikurang kredit sama dengan jumlah tagihan baru. Atau dengan kata lain : PB+DR-CR=NOB. Operasiaonal audit dilakukan secara manual, mekanikal atau elektronik. Didalam system manual(non-automated), diperlukan empat formulir untuk menyelesaikan pekerjaan audit. Keempat form tersebut transkip suplemen harian(Daily and supplemental transcript), folio dari tamu maupun bukan tamu(guest and non-guest folios), lembaran uang tunai kantor depan(front office cash sheet), lembaran rekapitulasi audit(audit recapitulation sheet). Audit dengan system semi otomatis menggunakan mesin elektronik mekanik, laporannya menggunakan D card. Sedangkan audit dalam system computer sepenuhnya semua data yang salah masuk langsung dibetulkan disistem. Hasilnya tinggal diprint/cetak sesuai kebutuhan.

Langakah-langkah kerja night audit :

-          -Melengkapi postingan yang masuk.

-          -Memperbaiki perbedaan status kamar sehingga tidak ada kesalahan.

-          -Melakukan balancing(membuat jumlah yang sama antara debet dan kredit) pada semua outlet yang melakukan transaksi pada tamu.

-          -Melihat kebenaran harga kamar yang diposting kedalam kamar.

-          -Memposting harga kamar ditambah pajak.

-          -Mempersiapkan laporan harian.

-          -Mencatat pembayaran uang muka.

-          -Membuat back-up laporan.

-          -Mendistribusikan laporan pada bagian yang bersangkutan.

Jenis laporan night audit

Laporan yang dibuat oleh night audit ditujukan kepada :

1.a.       General manager

-Daily report

-Forecast report

-Expected arrival/VIP arrival

-VIP in house list

-House use/complimentary list

b.b.      Controller

-Daily report

-Expected arrival

-VIP in house list

-House use/complimentary

-Room revenue report

-Market segmen report

-Room rate checking report

-Room charges posted

-Variance/Report no rate

c.c.       Sales and Marketing (Director of  Sales)

-Daily report

-Expected arrival/VIP arrival

-Source of Booking report

-Geograpical origin of Business

-Booking report

-No show report

d.d.      Food & Beverage Manager

-Daily report

-Forecast report

- Expected arrival/VIP arrival

-VIP in house list

-Departure list

ee..       Room division

-Daily report

-Forecast report

- Expected arrival/VIP arrival

-VIP in house list

-Departure list

fff.       Front office/Reservation manager

-Daily report

-Room forecast report

-Expected arrival/VIP arrival

-House use/Complimentary report

-Vacant room report

-No show report

-Source of booking report

-Geograpical origin of Business

-Occupancy analysis

-Suite blocking chart